4. november 2013

Åpne dokumentformater

AHS sin fagdag sist fredag kom problemstillingen rundt åpne dokumentformater opp, men vi fikk ikke snakket om dette i særlig detalj. Denne artikkelen er derfor ment å forklare litt om hva dette dreier seg om:
  • Hvorfor åpne formater er viktig
  • Hvordan vi forholder oss til problemstillingen i praksis
    Kortversjonen er: 
    • Bruk PDF, dersom mottakeren ikke skal redigere de dokumentene dere deler
    • Bruk HTML, altså nettsider, for beskjeder mm - f eks ved å bruke teksteditoren i its-L
Elæring handler om å gjøre informasjon tilgjengelig på en rekke ulike måter, via datamaskinen. Åpne formater er derfor viktig i denne sammenhengen.

Teksten nedenfor er delvis basert på IT-hjelpen ved UiBs artikkel om “Åpne dokumentformater

Hva er "åpne dokumentformater"?
Når et tekstdokument eller en presentasjon lagres på datamaskinen inneholder filen mye mer informasjon enn det vi ser. Dette er blant annet informasjon om skrifttyper, dokumentets layout, avsnitt- og sideskift mm. Dokumentformatet er beskrivelsen av hvilke koder som kan brukes og hvordan de skal tolkes av programmer som lagrer og åpner filen.

Når du skriver og lagrer et dokument i Microsoft Powerpoint, legger Powerpoint inn en lang rekke slike koder. Når noen skal åpne dokumentet igjen, må vedkommende bruke Microsoft Powerpoint, eller et annet program som kan tolke Powerpoints dokumentformat. 

Hvis beskrivelsen av dokumentformatet er tilgjengelig for alle som ønsker å lage programmer som lagrer og åpner filer, sier vi at dokumentformatet er "åpent". I mange tilfeller er imidlertid ikke dokumentformatene åpne, noe som kan skape problemer når andre skal lese de dokumentene vi sender ut, enten det er som vedlegg til epost eller ved å legge dem ut på læringsplattformen.
Hvorfor bruke åpne dokumentformater?

Når du sitter på din egen maskin og lagrer et dokument har du normalt ingen problemer med å få åpnet det igjen, slik at du kan arbeide videre eller kopiere informasjonen. Dette fordi du bruker samme program, både til å lagre og åpne dokumentet.

Det er imidlertid en rekke situasjoner der det er viktig hvilket dokumentformat en fil har. På kort sikt handler det om at de vi sender et dokument til har mulighet tl å åpne det, uten å støte på spesielle problemer. På lengre sikt vil hensynt til arkivering være vel så tungtveiende. Se for deg at du skriver en artikkel, og at denne blir liggende på datamaskinen din i en årrekke. Når du senere forsøker å åpne dokumentet viser det seg at programmet som lagret dokumentet, ikke finnes lenger. I verste fall risikerer du ikke har mulighet til å åpne din egen tekst

Dokumentformater i staten
For å unngå slike problemer opprettet daværende FAD i 2006 et eget Standardiseringsråd, som kom med anbefalinger om hvilke standarder som bør eller skal benyttes i offentlig sektor. I desember 2007 vedtok regjeringen at staten skal benytte formatene HTML, PDF og ODF i forbindelse med publisering av informasjon på statens Internett-sider.

For publisering av nye dokumenter hadde dette pålegget virkning fra 1. januar 2009, og tidligere publiserte dokumenter skal konverteres til de aktuelle formatene innen 2014.

Statlige etater, blant dem universiteter og høgskoler, er derfor pålagt å bruke åpne dokumentformater for dokumenter som skal publiseres for offentligheten. Her blir det selvsagt et spørsmål om våre studenter er del av “offentligheten”, men dette blir å være litt i overkant spissfindig. Vi bør ha en god grunn til ikke å publisere i åpne formater.

Hvordan benytte åpne dokumentformater
De aller fleste programmer har mulighet til å lagre dataene i ett eller flere åpen formater, men det er slett ikke sikkert at dette er standardvalget. Du må derfor vite hva som er åpne formater, og velge disse aktivt når du lagrer en fil.

Ved høgskolen benytter vi Microsoft Office, hvilket betyr at de fleste bruker Microsoft Word til tekstbehandling. Når du lagrer et tekstdokument vil Word foreslå at du lagrer dokumentet i Word sitt eget format (.doc eller .docx). Du kan imidlertid velge å lagre dokumentet i Open Document Format (.odt) eller i PDF-format.

Her kommer vi inn på en annen forskjell, som også er ganske vesentlig. “.docx” og “.odt” er redigerbare formater, dvs at de som har filen kan gjøre endringer i den. PDF er et ikke-redigerbart format, og slik sett bedre egnet til å formidle informasjon som det ikke er meningen at brukerne skal kunne endre.

Hvilke dokumentformater er åpne?
Ved utveksling av dokumenter som vedlegg i e-post skal følgende standarder benyttes(NB - gjelder ikke internt):
  • PDF er obligatorisk format ved utveksling av dokumenter beregnet for lesing.
    - dokumenter med både tekst og bilder mm, som ikke skal redigeres
  • ODF er obligatorisk og skal benyttes ved utveksling av dokumenter beregnet for redigering hos mottaker etter avsending fra offentlig myndighet.
    - tekstdokumenter, presentasjoner og regneark
Ved mottak av ferdigstilte dokumenter i e-post, bør offentlig sektor som et minimum kunne håndtere følgende standarder. Dvs dette er formater som vi bør kunne håndtere når vi mottar studentarbeider
  • PDF, alle versjoner
    - dokumenter med både tekst og bilder mm, som ikke skal redigeres
  • PNG (Portable Network Graphics)
    - bildeformat
  • JPEG (Joint Photographic Experts Group)
    - bildeformat
  • ODF, alle versjoner
    - tekstdokumenter, presentasjoner og regneark
Hvilke dokumentformater bør jeg ikke bruke?
Microsofts DOC (Word), XLS (Excel) og PPT (PowerPoint-formater) er ikke åpne formater. De kan fint brukes til å utveksle dokumener internt, men skal ikke benyttes ved kommunikasjon utad.

En annen grunn til ikke å dristribuere forelesningsnotater i PPT-format, er at filene har en kan bli veldig store! Skriv heller ut dokumentet til PDF-format.

Se også UiBs nettsider om hvordan du kan lagre i åpne dokumentformater fra Word.

Annen informasjon

Ingen kommentarer:

Legg inn en kommentar